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如何控制技术文件资料

放大字体  缩小字体 发布日期:2017-10-26  来源:中国家居网  作者:[db:作者]  浏览次数:886
核心提示:  (交通部第四航务工程勘察设计院档案情报科,广东广州510230)据作者亲身实践,阐述了了在实施质量体系认证过程中档案部门如何进行文件资料控制与管理的做法。  四川档案2000.5文件资料的控制是质

  (交通部第四航务工程勘察设计院档案情报科,广东广州510230)据作者亲身实践,阐述了了在实施质量体系认证过程中档案部门如何进行文件资料控制与管理的做法。

  四川档案2000.5文件资料的控制是质量体系中重要的构成要素,是企业质量体系运作的重要依据,它直接关系到质量体系有效性的发挥,是整个质量体系认证过程中重点评审的要素,所以其管理状态将直接影响企业质量体系认证的结论。

  在实施质量体系认证过程中,档案部门如何进行文件资料的控制与管理,笔者结合亲身实践,谈谈自己的经验。

  一、根据标准,界定技术文件和资料的受控范围系文件和满足产品质量要求所涉及的技术性文件,其中包括必要的分承包方文件。“资料”一般指与质量体系运行有关及直接影响产品质量的文件,常作为编制企业文化的依据。文件和资料控制范围应包括与所选择的质量体系标准有关的所有文件和资料,还包括适当范围的外来文件。在所有文件中,主要是质量体系文件,包括质量手册、形成文件的质量体系程序和其它如作业指导书、报告、表格等文件。

  标准的要求,我们把所有技术文件和资料分成质量体系文件、技术性文件和外来质量文件三部分。质量体系文件包括:a)质量手册;b)程序文件;)质量计划;d)质量记录、作业指导书;)审核报告。技术性质量文件包括:a)本院编制的标准、规范、通用图册、工艺文件;)本院开发的软件。外来质量文件包括:a)上级颁发的有关勘察设计方面的方针、政策、规定、条件、办法及各项技术标准、规范、定额、标准图、通用图和统一技术措施;b)国内引进的软件。通过界定技术文件资料的受控范围,明确档案资料管理的职责范围,做到有的放矢。

  二、建立质量体系文件,健全档案技术资料管理标准建立质量体系文件,是建立并保持企业质量体系有效运作的重要基础工作,也是企业为达到所要求的产品质量、评价质量体系以及进行质量改进必不可少的依据。依照标准要求,我们在技术文件资料的控制以及相关要素方面建立了一系列的质量体系文件,并对原档案技术资料的管理制度进行了较为全面的修改、补充,编写了文件和资料控制程序、质量记录控制程序、勘察设计成品标识和可追溯性控制程序以及相应的作业指导书,包括科技档案管理的程序及办法、科技文件材料归档规定、计算书编写、审查与归档规定、勘察设计原始资料控制规定、技术资料管理制度等涉及档案、技术资料管理工作的体系文件,并组织档案资料管理人员参加质量体系内审员培训及质量体系文件的学习,吃透标准。在实际工作中,管理人员认真按规定严格执行质量体系文件。

  三、加强对受控技术文件资料的动态管理为提高技术文件资料的控制与管理质量,提高管理工作效率,我们成立了以“技术资料控制与管理的优化”为研究课题的5C小组,强化对受控技术文件资料的动态管理。

  首先,把好归档文件资料的验收关。对归档的文件图纸的格式、编号、版次、图签、签署、计算书目录填写等一一进行严格把关,将不符合要求的勘察设计产品文件退回有关部门返工。特别是工程质量记录,它是质量文件的重要组成部分,必须按文件和资料的要求加以控制,其数量多,涉及面广,控制起来难度较大。我们将所有质量记录110个表格汇编成册,在工程文件资料归档的同时,重点检验其质量记录表是否完整齐全,使归档的勘察设计成品基本符合质量要求,提高了工程技术文件资料的归档率、完整率和准确率。

  其次,结合档案工作目标管理办法,对文件技术文件资料进行科学整理和保管。按照质量体系文件规定,我们结合档案工作目标管理办法,在技术文件资料入库前进行科学的分类、编目、造册,编制有效版本清单,对不同的勘察设计文件资料采用交通部科技档案分类编号办法及足其可追溯性。我们编制了四航院科技档案总目录、四航院科技档案分类目录,定期修改编制四航院外来标准规范现行有效版本目录、四航院外来标准图、通用图、定额现行有效版本目录等发放到各使用场所,使勘察设计人员对工作中可以使用的技术文件资料一目了然,并保证有效版本文件资料的使用。同时我们严格执行技术文件资料的发放审批、发放登记、修改申请、修改审批手续,并采取“七防”措施,以防止文件资料在保管期内变质、损坏或丢失,确保技术文件资料的安全。

  第三,及时掌握技术文件资料修订和更改信息,清理作废版本。由于技术文件资料的数量和种类很多,内容广,我院共有二十多个专业,有些重要的资料如标准规范必须专业人员人手一册,要做到及时准确地掌握上级各行业颁布的各专业技术文件资料修订和更改的最新信息,的确不容易,我们尽量从收发文件、新书征订目录和订购的有关报刊和标准新旧对照目录,或从其它单位想方设法搜集有关信息,及时了解有关技术文件资料的最新情况,编制作废版本清单,发放到各使用场所,同时回收各使用场所的失效、作废文件资料。对少数需保留的失效、作废文件资料一律进行标识,加盖作废章,与有效版本隔离存放,以防误用。

  以上做法,对于强化技术文件资料的控制与管理,充分发挥档案资料工作在维系质量体系有效运行过程中的重要作用,进一步完善质量体系,起到了很大作用。

  同时,通过实施质量体系认证,全面提高了档案资料的管理水平,提高了档案资料管理人员的整体素质,使档案工作目标管理活动与质量体系接轨,更好地为实际工作服务。

 
 
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