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中外文件档案一体化思想比较

放大字体  缩小字体 发布日期:2017-10-26  来源:中国家居网  作者:[db:作者]  浏览次数:978
核心提示:  安教育学院学报中外文件档案一体化思想比较蒋成兰(安大学综合档案室,安合肥230039)文件管理和档案管理关系密切,通过实施文件档案一体化管理,可以减少重复性劳动,提高工作效率。中外文件档案一体化思

  安教育学院学报中外文件档案一体化思想比较蒋成兰(安大学综合档案室,安合肥230039)文件管理和档案管理关系密切,通过实施文件档案一体化管理,可以减少重复性劳动,提高工作效率。中外文件档案一体化思想存在着差异。在借鉴吸收国外有关理论并结合中国的实际情况基础上,我国的文件档案一体化思想呈现出阶级性变化,并逐步与国外档案学者的认识趋于一致且不断完善文件档案一体化;文件管理;档案管理;文件生命周期理论20世纪80年代中后期以来,我国档案学界对文件档案一体化管理进行了一系列的探讨。到目前为止,文件档案一体化管理的思想已初具雏形。虽然国外档案学者并未明确提出“文件档案一体化”这一概念,但西方档案学者仍准确地理解了文件与档案管理之间的关系。中外文件档案管理一体化思想存在相异之处,有必要对其进行探讨。

  一、西方国家档案学界对文件档案一体化管理的认识西方国家档案学者认为文件与档案关系密切,主要表现为:档案由文件转化而来,是文件中的特殊部分,文件和档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现文件与档案的密切关系,决定了文件管理与档案管理之间也存在紧密的联系。

  第一,文件管理是成功进行档案管理的条件。这是因为,档案是由文件转化而来的,因而文件的质量如何直接决定着档案的质量,文件管理的好坏也决定了档案管理的成败。美国档案学者谢伦伯格在其代表作现代档案——原则与技术中指出:“档案工作者在对文件进行整理、编目、鉴定和提供利用过程中所遇到的全部问题都溯源于各政府机关对这些文件的处理方式”这表明,他已把机关的现行文件管理视为档案管理的源头。

  第二,档案是文件管理的延续和发锾从实质上讲,文件管理归档转化为档案后,文件管理并未结束,因为档案管理是文件管理的延续和发锾第三,文件管理和档案管理是文件管理生命历程的完整的“工程体系”。文件管理是档案管理的前提的条件,档案管理是文件管理的继续与发展,二者关系密切,都是“管理人类文明发展规律的记录”这项业务活动的组成部分。美国档案学者詹姆斯罗兹曾指出,在发展文件管理和档案管理各分支活动的同时,决不能忘记每一分支活动的目标都是有序、简捷而经济地管理人类文明发展的记录。

  第四,档案机构和档案人员的参与,是文件管理质量的重要保证。国外机关内部大多未设立类似于我国机关档案室的专职机构,现行文件是由文件制作人或承办人自行保管,半现行文件往往送到文件中心保存。文件中心也属于档案系统,其工作人员由档案馆负责提供。这种文件管理体制,可以使文件的整个生命过程在档案机构和档案人员的参与下得到有效控制,确保文件管理的质量,同也为档案管理奠定良好的基石出。

  第五,文件管理人员与档案管理人员存在着相互依存、促进而又各自独立国外有着档案机构和档案人员参与文件管理的传统,但是并不意味着档案人员可以取代文件管理人员,他们是相互独立的。相反,档案人员的参与,说明了其与文件管理人员存在着相互依存、促进的关系。詹姆斯罗兹曾指出:档案工作者和文件管理人员的关系将继续下去,因为它是一种建立在相互依赖,相互促进基础上的天然关系二、我国档案学界对文件档案一体化管理的知识我国档案学界对文件档案一体化管理在理论上和实践上不断进行探索,呈现出了阶段性变化的特征。

  第一阶段,我国档案学者提出文件档案一体化管理就是将机关公文处理与文件归档有机结合起来由机关的文书处理部门、业务部门及有关的文书工作人员承担机关的文件立卷和归档工作,并在文书处理时就将有关信息摘录整理,作为以后立卷工作的依据,从而可以减少重复劳动,有效地保证归档案卷的质量。

  第二阶段,在电子计算机技术广泛运用的条件下,文件档案一体化思想强调运用计算机技术将文书处理工作与档案管理工作通过一种新型方式即虚拟组卷而联系起来,从而提高工作效率和工作质量。

  并不断完善发展在这种背景条件下,我国的档案学者提出档案室档案馆员。

  文件档案一体化管理应是运用电子计算机技术,遵循文件生命周期理论,对文件的制作、现行使用、暂时保存和永久保存四个阶段实施全程管理,从而达到利用电子计算机技术,实现文书与档案资源的最佳利用效果第四阶段,在电子文件时代条件下,大量电子文件不断形成,原有的纸质档案也不断电子化文件档案一体化思想进一步发展,有些档案学者提出要依据统一的标准,遵守统一的规范,将文件从形成、运转、处理、管理到档案的收集、整理、鉴定、检索、利用等各环节有机结合起来,组成一个系统。

  从整体出发,统一规划,统一安排,对各个子系统环节进行相应的处理,以达到系统的最优化目标,提高文件管理与档案管理的工作效率三、中外对文件档案一体化管理的认识存在差异之根源中外对文件档案一体化管理的认识存在差异,其原因在于我国和国外的档案学者对文件和档案概念的不同理解与认识,具体分析如下:国外档案学者对文件管理与档案管理密切关系的理解,建立在广义文件观即“大文件”概念基础上,并且他们普遍认为文件是指特定的形成者在其各种社会实践活动中形成并使用的信息记录,而无论其载体和记录如何。以前苏联为例,其档案学者对文件的定义是:用文字、图表、照相、录音或其他方法把客观事物及人类思维活动的信息固定在任何载体上产物。又如,英国有关学者将文件解释为:一个行政系统所产生的信息资料,包括来源于机构外部的数据,但主要的是一种内部信息材料。

  西方档案学者对文件的理解使其对文件与档案关系的认识也更为深刻,提出档案是具有永久保存价值或在档案馆保存的文件,是“大文件”概念中的一部分。同时,基于广义文件观,文件生命周期理论在西方国家形成并不断发展西方档案学者大多数认为文件从其产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存,是一个完整的运动过程。文件生命周期理论就是研究这一总体运动过程及文件属性与管理者行为之间的关系,是对文件一一档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象根据这一理论,要求对文件从其形成到永久保存这一完整的过程要采取统一的方法和工作制度加以控制。因而,国外对文件档案一体化的认识和理解既包括机关内现行文件与半现行文件管理的一体化又包括文件中心与档案馆的业务衔接,这样才能真正实现文件档案的一体化管理我国的档案学者对文件档案一体化的理解随着实践工作的发展而不断深化,四个阶段的认识各有其理论根据所在前两个阶段形成的观点建立在狭义文件观的基础上,具有一定的片面丨性这是因为第一阶段中,我国档案学者仅将文档一体化局限在公文处理与文件归档衔接口处,而第二阶段中,仍强调了这一点,其发展之处在于要求运用计算机技术从本质上讲,这两个阶段中所反映的对文件档案一体化的认识并没有太大的变化第三阶段和第四阶段中对文件档案一体化的理解建立在广义文件观基础上,较全面地反映了文件档案一体化管理的内涵。因为,在这两个阶段时期,文件生命周期理论在我国已得到不少档案学者的认同,并且获得了进一步的发展与完善。我国档案学者将这一理论运用于文档一体化管理中,提出遵循文件从其形成到被销毁或在档案馆永久保存这一完整的生命过程,依据统一的标准与规范,统筹各个阶段的工作,实现整体的最优化目标,从而减少重复劳动,提高工作效率。

  符少华。档案,图书,情报一体化管理是企业信息化发展的方向。档案学通讯,2001,(6):50-51.张仕君。档案就是文件的转化物。中国档案,2001,刘爱民。国外的档案特藏室。中国档案,2001,(12):(责任编辑何旺生)

 
 
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