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浅析电子文件档案归档

放大字体  缩小字体 发布日期:2017-10-10  来源:中国家居网  作者:[db:作者]  浏览次数:911
核心提示:  东方企业文化百家论坛2013年8月浅析电子文件档案归档金雯婷(辽宁大学历史学院,沈阳,110036)行讨论,进一步针对所存在的电子文件档案归档的问题提出的建议。  随着信息化、网络化的不断发展,O

  东方企业文化百家论坛2013年8月浅析电子文件档案归档金雯婷(辽宁大学历史学院,沈阳,110036)行讨论,进一步针对所存在的电子文件档案归档的问题提出的建议。

  随着信息化、网络化的不断发展,OA办公系统的全面普及,电子文件作为一种新型载体,在日常工作中大量产生和运用,为日常工作带来了便利,有助于提高工作效率。

  系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。“与传统纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:1、需要借助于现代化办公设备阅读利用;2、借助现代办公设备和网络环境迅速处理和传递;3、文件可不受时间和距离共享;4、对保管环境的温湿度、防磁性的要求度高。

  电子文件的归档是将具有保存价值的电子文件整理后,从计算机或网络的存储器上刻录或拷贝到可脱机保存的存储载体上,以便长期保存的过程。归档工作是电子档案管理过程的最初环节,也是关键环节,归档工作的完成度将直接影响电子档案管理工作的质量。

  通常说的电子文件复制是指仅复制文件内容,但备份不单是复制文件的内容,还有文件的背景信息,包括文件的属性参数以及权限,在档案管理工作中我们通常是对电子文件进行备份,因此在办公自动化系统中要预先设定数据文件进行备份,在磁盘上保留下数据的当前版本和先前版本。

  手段以便在灾难发生时能够进行数据恢复,这也是IT领域说指备份的含义。“与此相关的另一个概念是归档。它是指机构有大量数据今后永远或者很少使用。但出于服务质量、法规遵从或其他原因,这些数据必须保留以备查询。

  电子文件的归档相对与电子文件的备份更侧重于查询利用作用,通过对电子文件数据和信息的归档,保证了电子文件的长久保存与利用。

  三、电子文件归档工作中的主要问题有些电子文件管理人员和档案工作者在对电子文件的归档工作不够重视,忽略归档工作或是不能及时完整的完成归档工作,而给电子档案管理工作带来了很多麻烦。

  文件、图像电子文件、多媒体电子文件、音频电子文件等规定了通用的文件格式档。“但是在各单位的归档实际工作中,电子文件的形成单位往往根据自身的利用需要和工作便捷,采用不同的电子文件格式,增加了归档工作的难度。

  3、电子文件的原始凭证价值的争议电子文件不同与传统的纸质文件档案,具有易改性、共享性、与载体的可分离性等特点,在实际工作中易出现新问题,如电子文件在归档工作中,由于管理人员的疏忽或者其他人为原因对归档文件的内容进行修改,其易修改性对档案的原始性造成了巨大的冲击,极大地对文件档案的原始凭证价值提出了挑战。

  四、加强电子文件归档的措施针对电子文件归档工作中存在的问题,应当对症下药,不断完善电子文件的归档工作,保证电子文件的完整和安全,有助于电子文件的利用。

  1、进行行政立法规范电子文件归档格式加紧相关法律法规和标准的制定,由国家档案、标准化管理部门制定电子公文一体化业务流程标准体系和规则,通过行政立法规范。目前,电子文件归档与管理规范已经出台中华人民共和国电子签名法已于2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过。2005年4月1日起正式执行。

  2、维护电子文件的原始证据性为保证电子文件的原始凭证价值,电子文件归档采取介质形式和电子形式,两种形式一起保存的方法,保护了印章和签署作为保证文件效力的有效性。“双套制”在电子文件的归档工作中广泛使用。

  性‘文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。“此外,”鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。“这些归档的措施和方法都有效的保证电子文件的原始证据性,维护电子文件的法律凭证性。

  3、提高对电子文件归档工作的意识在各单位大力宣传档案归档工作的重要性,增强对电子文件的归档意识,落实制度规范,提高各单位对于归档工作的配合度。另外一方面,定期对电子文件归档管理人员进行业务培训,提高电子归档管理人员的业务素质和能力,切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。

  异地备份就是将电子文件进行逻辑备份或者物理备份后,送到异地保存是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的积极举措。

  2009年10月30日在上海召开的全国档案馆工作会议上曾经提出要重视异地备份,对本级重要档案及电子文件实行异地备份,对重要的电子文件还要实行异质备份,确保电子文件的长期可读和绝对安全。现阶段很多地区都先后建立了异地备份中心:山东省建立了首家数字档案异地备份中心泰安市数字档案异地备份中心。

 
 
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