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浅析企业内部文件资料的安全打印工作

放大字体  缩小字体 发布日期:2017-09-27  来源:中国家居网  作者:[db:作者]  浏览次数:955
核心提示:  全打印工作,尤其是要研制和开发(购买)内部文件资料安全打印的系统软件,才能更好地为企业的科研生产服务,才能取得较好的企业经济效益和社会效益。  目前,我国中小型企业,对于内部文件资料的打印输出工作

  全打印工作,尤其是要研制和开发(购买)内部文件资料安全打印的系统软件,才能更好地为企业的科研生产服务,才能取得较好的企业经济效益和社会效益。

  目前,我国中小型企业,对于内部文件资料的打印输出工作般都是采用集中式打印输出的管理办法。例如,有的单位通过网络打印机直接打印,然后到集中打印机室领取打印的文件资料;也有的单位通过电子邮件或NAS将需要打印的文档上传到集中打印机室,然后到集中打印机室下载文件并进行打印。这种管理方式在打印过程中需要手动填写打印记录,还需要由专职人员负责监督,既浪费了人力、物力,还存在内部资料外泄的安全隐患。为此,为了加强企业内部文件资料的安全打印工作,就显得格外重要了。下面就存在的问题、打印流程的设计、研制(或购买安全打印系统软件等,作进一步的阐述。

  随着我国计算机技术、网络技术、信息化安全水平和要求的不断提高,原有的文件资料打印流程存在的各种问题逐渐显现。

  2.1信息安全管理措施不全。个人或部门用户在发起打印文件资料任务时缺少打印流程控制,没有限制员工的打印权限,也没有从技术上按文档要求进行打印控制,造成每一个员工或任何员工都可以发起打印任务或打印任何文档。

  2.2打印审批过程不完善。打印流程的审批过程存在漏洞环节,例如,发现在审批通过后的文档上,可以进行修改、替换,而且还存在着多次打印、填写不真实的打印记录等情况。如果使某些重要文件资料被随意打印了,查看实际打印的文档内容又与提交审批的文档内容不相符,就失评估的信度和效度,为今后更好开展培训项目积累丰富的经验。

  如今,一个项目成功的标志已由传统简单的“多快好省”,转变成了现代更高要求的“多快好省+达到这一目标的重要管理模块。本文将项目管理的理论知识融入培训项目中,对培训项目人力资源管理做了专门的研究,拓展了项目管理的研究视角。在对培训项目人力资源管理现状进行阐述的基础上,发现了目前存在的一些问题,并提出了改进措施。通过研究,笔者认识到,对于我国的企业来说目前必须清醒认识实施科学管理的重要性和紧迫性,树立先进的管理理念,在结合我国企业实际情况的基础上积极借鉴国外相应的管理思想、方法和手段,确立合理的组织结构、工作分解和职位描述,在管理层面上去了审批管理人员对重要文件资料打印的控制。

  2.3邮件发送打印没有限制。在检查中发现,在邮件发送打印方,每个人都可以登录打印公共邮箱进行文档的打印。这样就存在着重要文档有可能被非法打印、查看、修改、删除的漏洞环节,那样就会造成企业内部重要信息的被篡改、外泄等严重后果。

  2.4人工填写打印记录容易出错。手动填写打印记录的方式易产生错误或不完整记录,而且纸质记录不易保存、难以进行事后追查和责任认定。

  2.5传统的打印流程效率低。在传统的打印流程中,由于邮件收发、NAS下载、手动填写记录等环节易造成排队等候打印文档的情况,降低了打印效率,不利于企业各项工作的高效开展。

  2.6打印机型号各异不兼容。各不相同的打印机驱动不一样,有的打印机对打印文件格式不支持,无法完成打印任务。

  2.7单一领导审批不便于工作。个人或部门用户的所有人都通过邮件将要打印的文件发送到领导邮箱进行审批,会导致领导的邮箱空间迅速被塞满,影响正常工作。

  3研制(或购买)安全打印系统软件为了更有效地保障企业内部文件资料的安全打印工作,就必须完善企业内部文件资料安全打印的各项规章制度,进步研制或开发购买打印安全监控与审计系统软件。

  3.1全打印系统流程。设计的打印安全监控与审计系统要遵循国家标准,并针对本企业安全打印工作采取全周期管理,实现全过程、全人员、全类型文件、全打印设备的电子化打印服务,在确保信息安全管理的同时,设计简单、便捷的电子化打印方案。安全打印系统可设为:打印申请、打印审批、打印输出以及回收处理。通过对这四个阶段的文件进行监管,从而满足全周期管理,比如,各用户(注册的合法用户)可像操作本地的打印机样,对各种格式的实现与发达国家的接轨,创建积极向上的团队,用激励和绩效手段,控制和改进人力资源管理方式,确保培训项目质量。

 
 
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